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张家界会议策划服务

【会议秘书】

秘书服务定义

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。

这些服务通常是临时或者按时提供的,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作,那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可,由双方财务或者相关人员核定。

秘书服务内容

1、接受任务、拟定方案:会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算;

2、文稿准备:主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订,制作证件:出席证、代表证、列席证、工作证;

3、制发通知:会议内容、参加人员、开会时间、地点、报到时间地点、往返车船、飞机时间;

4、收集名单:单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组;

5、会场准备:会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生;

6、后勤准备:文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划(接车安排)、医疗卫生、文娱活动;

7、会前检查:检查会场、检查会议文件、检查后勤保障;

8、接会议代表:了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆;

9、会间服务:签到(文件分发)、记录录音、摄影照相、采暖降温(供水)、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动;

10、会议收尾:食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告(会议纪要)、会议文件归档、会议财务结算;

11、会务工作总结。

秘书工作内容

1、成立会议组织,确定会议主持人;

2、会议宣传和气氛渲染;

3、会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训;

4、会议通知起草、发送;根据反馈信息确定终日程;

5、会议发言稿、议事规则等文件起草、制作议程和话稿PPT;

6、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰 等;气氛环境处理;住宿:娱乐、价格;

7、购买或借用会议用品:

 (1)实物投影仪;

 (2)激光笔、激光笔电池;

 (3)胶片投影仪、投影幕、胶片、 胶片笔白板笔、白板擦、吸铁石;

 (4)笔记本电脑、3寸软盘、打印机、驱动程序、打印纸等;

8、打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单;

9、报到,签到、会前文件发放;

10、场外负责:传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、提供娱乐休闲;

11、会议记录:录音录象、会议记录;

12、媒体应对和会议新闻稿纲要提供;

13、会议简报、纪要等文书起草;

14、会议文件清退;

15、报销、结帐;

16、会议文书归档;

17、会务总结的编写。

【会议邀请】

不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加会议邀请。作为主办者,邀请的方式非常重要。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

回执对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

确认通知如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

【会议指南】

1、根据客户的意愿、要求,策划、组织、执行会议的各项接待工作,让会议客户放心、满意最大化;让会议接待服务优质最大化。

2、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价,做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。

3、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作(包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作),做好会议期间的协调服务工作。

4、按要求安排会议接站工作,指派专车到机场、火车站免费接送参会代表,免费代订返程飞机票。

5、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

6、按照要求及会议的具体地需要,提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种设备。

7、我公司可根据会议的内容、课题等,邀请相关课题的专家授课,为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。

8、按要求为会议期间的重要客人(VIP)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。

9、以最优惠价格、最优质的服务,组织、安排参会代表的会后观光、考察活动,做好观光、考察期间的"吃、住、行、游、购、娱"的各项观光考察安排,让参会代表充分了解、认识风情万种、风光秀丽的张家界。

10、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务,代办会展用品的航空、 铁路托运和特产及会议礼品。

【会议预算】

交通费用

1、出发地至会务地的交通费用:包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

2、会议期间交通费用:主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

3、欢送交通及返程交通:包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

会议室/厅费用

1、会议场地租金: 通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内――比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

2、会议设施租赁费用:此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参 数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

3、会场布置费用:如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

4、其他支持费用:这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

住宿费用

住宿的费用应该非常好理解――值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关――譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

餐饮费用

1、早餐:早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算――而改为按预定人数收取费用)。

2、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算――自助餐形式,按桌预算――围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

3、酒水及服务费:通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

4、会场茶歇:此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种――西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

5、联谊酒会/舞会:事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

视听设备费用

1、除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

 ●设备本身的租赁费用,通常按天计算。

 ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理。

 ●音源――主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理。

2、会议资料

 信封、信纸、宣传品、会议通知、报名表、节目手册、名牌、与会证书、感谢状、与会者名册等。

3、演员及节目

 通常可以选定节目后按场次计算――预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关――专场或包场除外。

4、其他

 点心、水果及调制色酒。

杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

【会议专项】

餐饮安排

一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式――自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂――特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。

歌舞表演

是为丰富会议活动的内容,突出会议主题,提供的专项服务。会议演艺包括:特色民族歌舞、现代歌舞、相声小品、魔术杂技、戏剧、篝火晚会等为一体的综合性大型艺术节目,如:天门狐仙、梯玛神歌、魅力湘西等。

专业摄影

专业的制作队伍,拥有拍摄会议庆典等活动形式丰富的工作经验,让每一位客户都能够享受到优质服务与真诚的交流,可为您提供高质量、高水准的摄影、摄像及视频编辑摄影、摄像拍摄制作、电脑速记、光盘制作等服务。

广告制作

我们将客户的营销理念与展示要素完美结合,把客户的企业精神、产品特性、销理念以视觉形象为表现方式传达给目标群体。以实用、新颖的展示效果图,在有限的空间内,为客户创造无限的展示独具特色的企业形象,创造品牌效应。

如:广告文字、色彩、版式、招贴海报、广告宣传页、广告插图、报纸广告、期刊广告、折页及户外广告等。

设备租赁

设备租赁是设备的使用单位向设备所有单位(如租赁公司)租赁,并付给一定的租金,在租赁期内享有使用权,而不变更设备所有权的一种交换形式。

我们提供设备租赁服务。主要包括交通运输设备,如汽车、卡车、飞机、船舶等,和非交通运输设备,如计算机、娱乐设备等的租赁服务。但是,不包括其中有可能涉及的操作人员的雇用或所需人员的培训服务。

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